בהתאם להוראות ניהול פנקסים של מס הכנסה ומע"מ – נקבעו קריטריונים, המבוססים בעיקר על המחזור העסקי ומספר המועסקים, הקובעים את שיטת ניהול החשבונות הנדרשת בשנה הבאה.  גידול במחזור בשנת 2011יחייב את ניהול הספרים בשנת 2012 בשיטה הכפולה (למי שניהל קודם בשיטה החד-צידית).

 

המחזור מוגדר בהוראות מס הכנסה. "סכום המכירות וסכום התמורה בעד שירותים – לרבות מסים עקיפים, בשנת המס הקודמת או בשנת המס האחרונה שלגביה נערכת שומה סופית (להלן – "השנה הקובעת"), והכל לפי הסכום הגבוה, כשהוא מוכפל ב- 12 ומחולק למספר חודשי פעילות העסק בשנת המס הקודמת או בשנה הקובעת, לפי העניין".

 

מומלץ לבדוק בעוד מועד את הקריטריונים הרלוונטיים לסוג הענף שבו פועל העסק ולבחון באיזו מידה שינוי כלשהו השנה, יגרום בשנה הבאה דרישות נוספות באופן ניהול הספרים (ניהול "כפולה")  – דבר שיוסיף, כמובן, עלויות לניהול  החשבונות.

יש לשמור את מערכת החשבונות שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנה, לפי המאוחר.

 

מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים בין מחלקתיים, חוזים ופרוטוקולים, תיעוד ופנקסים שהנישום אינו חייב לנהלם עפ"י הוראות ניהול ספרים, אך ניהלם מרצון או מכח דין אחר, יש לשמור במשך שלוש שנים לפחות מיום הגשת דוח על ההכנסה לשנת המס, שאליה הם מתייחסים.

 

האמור בסעיף זה מתייחס לשמירת מסמכים לצורך בדיקתם על ידי שלטונות המס בלבד. ייתכן שבענפים אחדים או על פי דרישות חוקיות מסוימות נדרשת שמירת מסמכים מסוימים לתקופות ארוכות יותר.